بهین مشاور

شرکت‌ها و سازمان‌ها در زمان استخدام نیروی اداری خویش، سندی را به امضا می‌رسانند که اصطلاح حسابداری آن، حکم کارگزینی یا قرارداد کارگزینی می‌باشد. اما چه زمانی قرارداد کارگزینی و چه زمانی حکم کارگزینی صادر می‌شود؟ صدور هر یک از آن‌ها به مدت زمان قرارداد بستگی دارد.

در این مقاله، قصد داریم در مورد حکم کارگزینی سخن بگوییم. نکات و فرآیند صدور آن را شرح دهیم و در انتها با نمایش تصویر این حکم به شما آموزش دهیم که حکم کارگزینی چیست؟ چه کاربردی دارد و نحوه دریافت آن از سامانه به چه صورت است.

تعریف نرم افزار پرسنلی و حکم کارگزینی

برای ثبت اطلاعات پرسنل و صدور حکم کارگزینی وجود نرم افزار پرسنلی لازم می‌باشد. البته موسساتی که تازه تاسیس شده‌اند، در ابتدای مسیر شاید نیازی به این نرم افزار نداشته باشند. اما پس از استخدام تعداد زیاد پرسنل و دشوار شدن ثبت اطلاعات آن‌ها به صورت دستی، به نرم افزار پرسنلی و احکام نیاز پیدا خواهند کرد.

اما نرم افزار پرسنلی چیست و چه مزایایی برای شرکت‌ها دارد؟ نرم افزار پرسنلی، نرم افزاری است که اطلاعات جمع آوری شده کارمندان پس از استخدام در آن ثبت می‌گردد. بدون استفاده از چنین نرم افزاری سازمان از نظر کیفیت و نظم دچار خلا خواهد شد.

به بیان دیگر اگر بخواهیم نرم‌افزار را به گونه‌ای توضیح دهیم، که متوجه اهمیت و کارایی آن شوید، باید بگوییم که نرم افزار پرسنلی و حکم کارگزینی، هسته اولیه سازمان می‌باشند. این نرم افزار باعث صرفه‌جویی در زمان، جاری شدن کیفیت و منسجم شدن کارها در شرکت خواهد شد. اکنون که دانستیم نرم افزار پرسنلی چیست و چه اهمیتی دارد، زمان آن است که کمی نیز از کارایی او بگوییم.

نرم افزار پرسنلی و حکم کارگزینی با ذخیره اطلاعات پرسنلی و صدور احکام پرسنلی به صورت گروهی، درکوتاه‌ترین زمان و با بالاترین دقت، محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد را انجام می‌دهد. مزایایی که نرم افزار پرسنلی و احکام کارگزینی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد، شامل هماهنگی میان کارکردهای مدیریت، دسترسی به اطلاعات در کوتاه‌ترین زمان، یکپارچگی و انعطاف پذیری می‌باشد.

حکم کارگزینی یا قرارداد پرسنلی چیست؟

حکم کارگزینی چیست؟ این حکم سندی است، که توسط سازمان برای افرادی که استخدام شده‌اند صادر می‌شود، این حکم نشان‌دهنده رسمی بودن استخدام افراد می‌باشد. این حکم اغلب توسط مافوق افراد و یا بالاترین مقام سازمان امضا و صادر می‌گردد. بعضی اوقات شرکت‌ها باید قرارداد کارگزینی صادر کنند و این بستگی به مدت قرارداد دارد.

به طور مثال زمانی که قرارداد کارگر مادام العمر باشد یعنی قرارداد همیشگی باشد، واحد کارگزینی باید حکم کارگزینی را صادر کند.

اگر قرارداد برای یک مدت محدود چند ماهه، انعقاد شده باشد واحد کارگزینی باید قرارداد کارگزینی را ثبت و صادر نماید.

مطابق این حکم، دو طرف قرارداد یعنی کارفرما و کارگر، متعهد می‌شوند، که کارگر به وظایفی که برعهده دارد عمل کند و در مقابل این حسن انجام کار، مافوق یا همان کارفرما، حقوق و دستمزد کارگر را در زمان مشخص و تعیین شده پرداخت کند. به همین خاطر این حکم، از منظر حقوقی برای کارفرما و کارگر بسیار با ارزش است.

حکم کارگزینی به چه منظوری صادر می‌شود؟ یکی از مواردی که حکم کارگزیني صادر می‌شود را بیان کردیم، اما این حکم در زمان ارتقاء شغلی، در زمان افزایش حقوق و دستمزد و… نیز صادر شده و به تایید واحد منابع انسانی سازمان می‌رسد.

چه اطلاعاتی در حکم کارگزینی نوشته می‌شود؟

حکم کارگزینی، شامل محتویات و انواع مختلفی است که باید در زمان ثبت و صدور آن بسیار با دقت عمل کرد، تا بعدها از نظر حقوقی دچار مشکل، شک و شبهه نشود. محتویاتی که در حکم کارگزینی درج می‌شود، شامل موارد زیر می‌باشد:

1. اولین مواردی که باید در حکم درج شود، مربوط به اطلاعات هویتی افراد است.
2. مورد دیگری که باید با دقت بیشتری یادداشت شود و به گونه‌ای تعهد کارفرما و مافوق را نشان دهد، اطلاعات پاداش و حقوق می‌باشد.
3. آخرین مورد و مهم‌ترین مورد، اطلاعات مربوط به جایگاه و هویت شغلی و سازمانی افراد است.

باقی اطلاعات درج شده در حکم بسته به خصوصی و دولتی بودن سازمان دارد. موارد فوق در تمامی این نوع از حکم‌ها ثابت می‌باشد. حکم کارگزینی انواعی دارد که با توجه به فعالیت و هدف شرکت در نرم افزار با محتویات منحصر به سازمان ثبت می‌گردد.

انواع حکم کارگزینی را می‌شناسید؟ این حکم با توجه به نوع سازمان، فعالیت آن و نوع استخدامی مورد استفاده در سازمان، به چند دسته طبقه‌بندی می‌گردد، که شامل موارد زیر می‌باشد:

• حکم کارگزینی شرکت‌های خصوصی: حکم شرکت‌های خصوصی کمی با دیگر احکام متفاوت است و شرکت‌های خصوصی، حکم کارگزینی را کاملا مطابق با قوانین وزارت کار انجام می‌دهند.
• حکم کارگزینی شرکت‌های دولتی: در شرکت‌های دولتی، حکم قراردادی برای افراد صادر می‌شود. در این گونه شرکت‌ها اگر استخدام به صورت رسمی باشد، حکم رسمی و اگر به صورت قراردادی باشد، برای آن‌ها قرارداد پرسنلی صادر می‌شود.
• حکم کارگزینی بازنشستگان: این حکم برای بازنشستگان صادر می‌شود و تفاوتی ندارد که شرکت خصوصی بوده و یا دولتی. بازنشستگان برای دریافت حکم کارگزینی بازنشستگان، می‌توانند به سایت صندوق بازنشستگی مراجعه کنند.
• حکم کارگزینی ضامن: هنگام دریافت وام، بانک از شما حکم کارگزینی ضامن می‌خواهد. یکی از شرایط آن، برخورداری از 5 سال سابقه کاری می باشد.

ثبت اطلاعات فردی در حکم کارگزینی

اولین اطلاعاتی که در زمان ثبت حکم کارگزینی باید ثبت شود، اطلاعات فردی حکم است. اطلاعات فردی باید با دقت یادداشت شود، تا کارفرما به صورت کامل با کارگر آشنا گردد. این اطلاعات شامل: نام و نام‌خانوادگی، شماره ملی و شناسنامه، وضعیت تاهل، آدرس محل سکونت، کد پستی، شماره تماس، سابقه فعالیت و… می‌باشد، که باید برای هر کارگر به صورت جداگانه در نرم افزار پرسنلی و احکام ثبت شود.

ثبت اطلاعات سازمانی در حکم کارگزینی

اطلاعات دیگری که لازم است در قسمت حکم کارگزینی درج گردد، اطلاعات سازمانی حکم می‌باشد. اطلاعات سازمانی بسیار مهم‌تر از اطلاعات هویتی است؛ زیرا با توجه به اطلاعات سازمانی حکم، حقوق و دستمزد مشخص می‌شود. این اطلاعات شامل: محل جغرافیایی خدمت سازمانی، ردیف و رسته شغلی، واحد سازمانی، پست و مقام سازمانی و… است.

ثبت اطلاعات حقوقی سازمانی در حکم کارگزینی

سومین و آخرین اطلاعاتی که جزء محتویات حکم کارگزینی است، اطلاعات حقوقی حکم می‌باشد. این قسمت نشان‌دهنده‌ی تعهدات کارفرما نسبت به انجام وظایف کارگر می‌باشد. به گونه‌ای اطلاعات حقوقی، کارفرما یا همان مافوق را ملزم می‌کند، تا حقوق و دستمزد کارگر را پرداخت کند. اطلاعات حقوقی حکم شامل حقوق ثابت، حق مسکن، حق اولاد، حق سرپرستی می‌باشد. البته اگر شغل سخت باشد، باید سختی کار نیز در این قسمت یادداشت شود.

فرآیند امضاء و ابلاغ حکم کارگزینی چگونه است؟

حکم کارگزینی توسط چه کسی امضا می‌شود؟ یا حکم کارگزینی چگونه ابلاغ می‌گردد؟ این‌ها سوالاتی است که ممکن برایتان پیش آمده باشد، تا به طور جامع و کامل با مبحث حکم آشنا شوید.

حکم کارگزیني توسط بالاترین مقام سازمان و یا توسط مافوق امضا و تایید می‌گردد. اداره کارگزینی نیز پس از ثبت کامل و صدور آن، یک کپی به شخصی که استخدام شده و کپی دیگری نیز به کارتابل مدیر ارشد ارسال می‌کند.

در نرم افزار پرسنلی و صدور احکام، باید تمامی اطلاعات براساس آخرین تغییرات و ضرایب حقوقی و قوانین استخدامی صادر می‌شود. باتوجه به اهمیت بالای نرم افزار حکم پرسنلی، اگر قصد خرید این نرم‌افزار را دارید، بهتر است اطلاعات بیشتری درباره آن بدست بیاورید، مطالعه مقاله نکات خرید نرم افزار پرسنلی برای شما لازم است.

کارهای حکم کارگزینی به صورت الکترونیکی انجام می‌شود و پس از انجام تمامی مراحل، یک نسخه به واحد کارگزینی و یک نسخه دیگر به پرونده پرسنلی الکترونیکی فرد بایگانی شده و به فرد ابلاغ می‌گردد. نکاتی وجود دارد که باید هنگام تنظیم حکم به آن‌ها دقت کنید. نکاتی که شامل موارد زیر می‌باشند:

• هنگام صدور حکم باید به خصوصی و دولتی بودن سازمان توجه شود، سپس با توجه به قوانین سازمان حکم صادر گردد.
• حکم باید با توجه به آیین نامه‌ها و دستورالعمل‌های تامین اجتماعی و وزارت کار صادر شود.
• توجه به قوانین خدمات کشوری، آیین نامه‌های استخدامی و دستورالعمل‌های اداری باید در آن رعایت گردد.
• مدنظر قرار دادن چارت سازمانی و جایگاه فرد در سازمان
• بررسی نمودن سوابق، تحصیلات، سن و سایر اطلاعات شغلی و هویتی شخص

چگونگی ثبت حکم کارگزینی در نرم افزار پرسنلی و احکام

می‌خواهیم ثبت حکم کارگزینی در نرم افزار پرسنلی و احکام را با یک مثال توضیح دهیم. فرض کنید سازمانی قصد دارد تعداد نیروهای اداری خود را افزایش دهد. به همین خاطر تعدادی نیروی اداری جدید استخدام می‌کند. پس از استخدام افراد، برای ثبت حکم باید تمام اطلاعات هویتی، حقوقی و سازمانی شخص را در کارتابل خود تحت عنوان حکم کارگزینی ثبت کنیم. پس از طی نمودن مراحل و ثبت کامل اطلاعات اکنون می‌توانیم حکم شخص را صادر و امضا نماییم.

ویژگی‌های نرم افزار پرسنلی و احکام

هر نرم افزار مالی باید دارای یک سری ویژگی‌ها و خصوصیات منحصربه‌فرد باشد، تا بتواند با کمک همین خصوصیات جزء بهترین و کارآمدترین نرم افزارها قرار بگیرد. ویژگی‌های نرم افزار پرسنلی و احکام باید به گونه‌ای باشند، تا شما را در ثبت حقوق و دستمزد یاری کنند. خصوصیات و ویژگی‌های نرم افزار پرسنلی و احکام را می‌توانید در تصویر زیر مشاهده کنید.

چرا از نرم افزار ثبت اطلاعات افراد استفاده می‌کنیم؟

تمامی اطلاعات پرسنل مانند اطلاعات عمومی، وضعیت تحصیلی، سوابق شغلی، وضعیت خدمت و افراد تحت تکفل باید با دقت در نرم افزار ثبت شوند. ثبت دقیق اطلاعات افراد در نرم افزار، باعث می‌شود مدیران در کوتاه‌ترین زمان و با سرعت به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و همین باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

نرم افزار پرسنلی و احکام آرین سیستم شما را در جهت ثبت دقیق اطلاعات پرسنلی، بررسی و پیگیری اطلاعات تمام پرسنل و دریافت گزارشات خاص برای بررسی وضعیت عملکرد پرسنل یاری می‌کند. اگر می‌خواهید تمام ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم افزار را بررسی کنید و یا دموی آن را ببینید، حتما به صفحه نرم افزار پرسنلی و احکام مراجعه نمایید.

تصویر حکم کارگزینی

تا اینجای مقاله، تمامی مواردی که باید از آن‌ها آگاه باشید را بیان کردیم. اکنون می‌خواهیم تصویر حکم کارگزینی را برای شما نمایش دهیم تا به صورت تئوری نیز با نکات آن آشنا شوید.

 

نحوه دریافت حکم حقوقی بازنشستگان

دریافت حکم حقوقی صندوق بازنشستگی در سال‌های اخیر، به صورت اینترنتی و الکترونیکی انجام می‌شود. بازنشستگان می‌توانند با مراجعه به سایت و وارد نمودن اطلاعاتی از قبیل شماره دفتر کل، کد ملی، شماره حساب، نسبت به اخذ و دریافت حکم حقوقی بازنشستگی خود اقدام نمایند.

نتیجه گیری

زمانی که یک شرکت تازه تاسیس می‌شود، برای ثبت اطلاعات پرسنل خود به نرم افزار پرسنلی و احکام نیاز دارد، تا به آسانی بتواند اطلاعات پرسنل را ثبت و هنگام صدور حکم کارگزینی از اطلاعات استفاده نماید. حکم، سندی است که توسط سازمان برای افرادی که به تازگی استخدام شده‌اند صادر می‌شود و این حکم نشان‌دهنده رسمی بودن استخدام افراد می‌باشد.

اطلاعاتی شامل مشخصات فردی، اطلاعات حقوقی و اطلاعات سازمانی جزء مهم ترین اطلاعاتی هستند، که در احکام کارگزینی ثبت می‌شوند. در پایان در صورتی که سوال و یا نظری درباره این مقاله دارید، از طریق درج دیدگاه برای مقاله با ما در ارتباط باشید